Làm cách nào để quản lý dự án CNTT

Tổng quan Quản lý dự án CNTT


Khái niệm dự án CNTT

  • Các công việc có liên quan với nhau: kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.

Mọi dự án bị ràng buộc theo nhiều cách, do:

 Các mục tiêu về phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt được cái gì?

 Các mục tiêu về thời gian: Dự án mất bao lâu mới hoàn tất?

 Các mục tiêu về chi phí: Sẽ tốn kém bao nhiêu?

Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này.


Quản trị dự án là gì?

QTDA là “ứng dụng kiến thức (knowledge), kỹ năng (skills), công cụ (tools) và kỹ thuật (techniques) vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.”


Các công cụ và kỹ thuật QTDA:

 Project Charter, scope statement và WBS (Work Breakdown Structure)

 Biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, phân tích đường dẫn tới hạn

 Ước lượng chi phí và quản trị giá trị đạt được (cost)


Chín lãnh vực trong QTDA

 Mô tả các năng lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển

 4 lãnh vực cơ bản (phạm vi, thời gian, chi phí, và chất lượng)

 4 lãnh vực hỗ trợ là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án (quản trị nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, và mua sắm)

 1 lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động và bị tác động bởi tất cả các lãnh vực ở trên 10 Chín lãnh vực trong QTD

 Quản lý phạm vi dự án (Scope)
 Quản lý thời gian (Time)
 Quản lý chi phí (Cost)
 Quản lý chất lượng (Quality)
 Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource)
 Quản lý truyền thông/trao đổi thông tin trong dự án (Communications)
 Quản lý rủi ro (Risk)
 Quản lý mua sắm/đầu tư trang thiết bị cho dự án (Procurement)
 Quản lý tổng thể/tích hợp (Integration)


Các giai đoạn của dự án

 Xây dựng nền tảng (concept)
 Phát triển (development)
 Thực thi (implementation)
 Hỗ trợ (support)


Các qui trình quản lý dự án (Project Management Processes)

 Qui trình khởi động (Initiate)
 Qui trình lập kế hoạch (Plan)
 Qui trình thực thi (Execute)
 Qui trình điều khiển (Control)
 Qui trình kết thúc (Close-out)


Qui trình lập kế hoạch (Plan)

Hướng dẫn thực hiện dự án. Kết quả:
 Hợp đồng nhóm (team contract)
 Phát biểu về phạm vi dự án (scope statement)
 Biểu đồ phân rã công việc (WBS)
 Lịch biểu của dự án, dưới dạng biểu đồ Gantt vớicác tài nguyên sử dụng và các mối quan hệ phụ thuộc
 Danh mục các rủi ro


Khung kiến thức quản lý dự án

  • Quản lý phạm vi dự án (Scope)
  • Quản lý thời gian (Time)
  • Quản lý chi phí (Cost)
  • Quản lý chất lượng (Quality)
  • Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource)
  • Quản lý truyền thông/trao đổi thông tin trong dự án (Communications)
  • Quản lý rủi ro (Risk)
  • Quản lý mua sắm/đầu tư trang thiết bị cho dự án (Procurement)
  • Quản lý tổng thể/tích hợp (Integration)

 Các công thức:

Tính NPV

t là năm thứ 1, 2, 3, …., n
A là giá trị cashflow cho mỗi năm
r là tỷ lệ chiết khấu

công thức nvp


Tính ROI

ROI = (tổng thu nhập – tổng chi phí) / chi phí

Ví dụ đầu tư $100 vào năm nay và năm tới có trị giá là $110 thì

ROI = (110-100)/100=10%

Chú ý: ROI luôn là số phần trăm, có thể âm hoặc dương

Giá trị ROI càng lớn càng tốt


Các yếu tố tác động đến dự án

4 yếu tố quan trọng:

  • Tập thể thực hiện dự án.
  • Thời gian dự kiến thực hiện dự án.
  • Kết quả dự kiến.
  • Kinh phí dự kiến.

II. Chương 2: Quản lý phạm vi

  1. Các quy trình quản lý phạm vi:

    • Khởi động (Initation)
      • Chọn dự án
      • Project Charter (Tuyên bố dự án)
    • Lập kế hoạch phạm vi (Scope Planning)
    • Xác định phạm vi (Scope Definition)
      • 1 WBS (Cấu trúc bảng phân rã công việc)
      • 2 Tài liêu mô tả dự án
    • Kiểm tra và điều khiển thay đổi phạm vi (Verification & Controling)

  1. Lý do quản lý phạm vi:

  • Phạm vi (Scope) là một Danh sách tất cả những gì Dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không Dự án sẽ không bao giờ kết thúc.
  1. Phân tích dự án: phân tích tài chánh dự án (NPV,ROI, Pay back), định hướng dự án, điểm trọng số cho dự án

  • NPV Analysis
  • ROI (Return On Investment)
  • Payback Analysis

Điểm trọng số cho dự án

wsm


Bảng phân rã công việc

Cấu trúc phân rã công việc (WBS) là gì?

– Là danh sách chi tiết những gì cần hoàn thành một dự án.

– Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định được các bước để hoàn thành dự án.

– WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có một bức tranh chung về kinh phí dự án.

– WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân.

– WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án.


Những yếu tố trong bảng công việc:

– Danh sách các sản phẩm: liệt kê theo dạng phân cấp, sản phẩm chính/phụ – Ước lượng thời gian: theo từng công việc

– Lịch trình thực hiện: thứ tự thực hiện công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc từng công việc

– Phân bố lực lượng, tài nguyên.

– Tính chi phí.

– Kiểm soát rủi ro.


III. Chương 3: Quản lý thời gian

  1. Quy trình quản lý thời gian

– Xác định các hoạt động

– Sắp xếp thứ tự các hoạt động

– Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động

– Phát triển lịch biểu

– Kiểm soát lịch biểu

  1. Mối liên hệ công việc dự án: FS, SS, FF, SF